Međunarodna overa dokumenata – put do pune legalizacije

Kako se veliki broj naših državljana odlučuje da se školuje ili zasnuje radni odnos u nekoj stranoj državi valjalo bi ukazati na pojedine formalnosti koje se moraju zadovoljiti da bi ti procesi bili uspešno okončani. Veliku ulogu u tome igraju javne isprave (dokumenti) izdate u Srbiji, a koje se moraju overiti (legalizovati) da bi se mogle upotrebiti u inostranstvu.

Međunarodna overa dokumenata – put do pune legalizacije

Bilateralni ugovori

Sa nekim državama Republika Srbija ima potpisane bilateralne ugovore kojima se javne isprave oslobađaju legalizacije. To znači da se određene isprave bez ikakve overe mogu slobodno koristiti u navedenim državama. Spisak tih država možete pronaći ovde. Treba napomenuti da ovo oslobođenje ne znači nužno i oslobođenje obaveze prevođenja tih isprava za upotrebu u inostranstvu.

Haška konvencija

Procedura za legalizaciju u državama (trenutno 117 država) koje su potpisnice Haške konvencije[1] je relativno jednostavna i podrazumeva upotrebu takozvanog Apostille pečata. Legalizacijom isprave se potvrđuje da su pečat i potpis koji se na njoj nalaze verodostojni i tom prilikom se ne overava njen sadržaj.

Ova vrsta overe je u nadležnosti osnovnih sudova na čijem području je izdata isprava. Informacije o službama za overu i taksama pronaći ćete na veb-sajtu odgovarajućeg osnovnog suda.

Primer

Ukoliko želite da legalizujete Uverenje o neosuđivanosti koje donosi Policijska uprava u Novom Sadu za overu ćete se obratiti Osnovnom sudu u Novom Sadu, a ukoliko želite da overite prevod sudskog tumača sa sedištem u Zrenjaninu legalizaciju ćete izvršiti pred Osnovnim sudom u Zrenjaninu.

Puna legalizacija

Ukoliko država u kojoj želite da koristite ispravu iz Srbije nije potpisnica pomenute konvencije postupak legalizacije je znatno komplikovaniji, pre svega iz tog razloga što se državni organi nadležni za poslove legalizacije ne pridržavaju zakonskih propisa iz ove oblasti o čemu će kasnije biti reči.

Postupak legalizacije isprava za upotrebu u državama koje nisu potpisnice Haške konvencije ili bilateralnih ugovora vrši se na osnovu Zakona o legalizaciji isprava u međunarodnom prometu i naziva se puna legalizacija.

Puna legalizacija vrši se u 4 koraka:

1. Overa pred osnovnim sudom

Kao i u slučaju Apostille overe osnovni sud, odnosno predsednik osnovnog suda ili sudija kojeg on ovlasti potvrđuje verodostojnost pečata i potpisa izdavaoca isprave.

2. Overa pred Ministarstvom pravde

Ministarstvo pravde svojim pečatom potvrđuje verodostojnost pečata i potpisa predsednika osnovnog suda (ili sudije kojeg je ovlastio).

3. Overa pred Ministarstvom spoljnih poslova

Ministarstvo spoljnih poslova svojim pečatom potvrđuje verodostojnost pečata i potpisa službenika Ministarstva pravde nadležnog za međunarodnu overu.

4. Overa pred diplomatsko-konzularnim predstavništvom

Diplomatsko-konzularno predstavništvo vrši nadoveru pečata i potpisa službenika Ministarstva spoljnih poslova nadležnog za poslove međunarodne overe.

Kako to izgleda u praksi?

Valja napomenuti da je svaki organ u ovom nizu po zakonu nadležan jedino za utvrđivanje verodostojnosti pečata i potpisa i da nema ovlašćenje da ulazi u sadržinu isprave kao i jezik na kom je isprava sačinjena. U praksi se pak susrećemo sa nešto drugačijom situacijom.

Osnovni sud u Novom Sadu (verovatno i drugi sudovi u zemlji) overava svaki pečat i potpis organa koji je ispravu izdao bez ulaženja u njenu sadržinu i svrhu i dosledno se drži slova zakona. Potrebno je samo da se informišete u državi u kojoj ćete ispravu koristiti u kojoj vam je formi ta isprava potrebna (original, overena fotokopija, itd.). Na taj način ćete, u slučaju države koja je potpisnica konvencije, u sudu bez problema ishodovati pečat Apostille na bilo kojoj ispravi koja ispunjava zakonske uslove. Na isti način sud će postupiti i prilikom overe u slučaju pune legalizacije.

Ministarstvo pravde odbiće da overi pečat i potpis osnovnog suda na overenoj fotokopiji isprave (javnobeležnička overa) sa obrazloženjem da nije reč o originalu. Ova praksa se može opravdati činjenicom da se overena fotokopija iako snabdevena pečatom javnog beležnika ne smatra javnom ispravom, ali Ministarstvo pravde nije ovlašćeno da ulazi u sadržinu isprave.

Ministarstvo spoljnih poslova odbiće da overi pečat i potpis Ministarstva pravde na originalu diplome na engleskom jeziku ukoliko nije obezbeđen prevod sudskog tumača na srpski jezik. Ova praksa je u potpunosti neprihvatljiva iz dva razloga. Prvi je taj što univerziteti izdaju diplome i na srpskom i na engleskom jeziku. Obe diplome su javne isprave sa jednakom verodostojnošću, a svrha izdavanja diplome na engleskom je upravo upotreba u inostranstvu. Drugi razlog tiče se činjenice da Ministarstvo spoljnih poslova kao ni drugi organi koji učestvuju u procesu pune legalizacije nisu ovlašćeni da ulaze u sadržinu isprave jer oni sadržinu ni ne potvrđuju.

Odredbe zakona su međutim jedno, a njihova primena nešto sasvim drugo. Iz tog razloga možda je najbezbolniji i najjeftiniji put do pune legalizacije da se original isprave na srpskom jeziku (npr. diplome) najpre overi kod osnovnog suda prema mestu gde je ona izdata, zatim kod Ministarstva pravde, te kod Ministarstva spoljnih poslova i na kraju u diplomatsko-konzularnom predstavništvu države u kojoj će se isprava koristiti. Na taj način se pak susrećemo sa problemom da je original isprave pečatiran pet puta (ili šest puta ukoliko se izvrši i Apostille overa). Sa druge strane, jednom izvršena legalizacija isključuje potrebu za ponavljanjem ovog postupka. U svakom slučaju najvažnije je informisati se o formi isprave i načinu legalizacije u državi u kojoj će isprava biti upotrebljena.

Prevod isprave se legalizuje na isti način kao i isprava. Važno je napomenuti da se prevod overava pred osnovnim sudom na čijem području sudski tumač ima sedište. U određenim slučajevima prevod ovlašćenog sudskog tumača u Srbiji neće biti upotrebljiv u stranoj državi koja zahteva da prevode vrše sudski tumači sa sedištem u toj državi.

---

*Informativni karakter objava na blogu nije zamena za adekvatan pravni savet ili mišljenje, te se za konkretne situacije predlaže angažovanje stručnjaka.

[1] Konvencija o ukidanju potrebe legalizacije stranih javnih isprava od 5. oktobra 1961.